Profil d'organisme - Administration de pilotage des Laurentides

Mandat de la société

L’Administration a pour mandat de faire fonctionner, d’entretenir et de gérer, pour la sécurité de la navigation, un service de pilotage efficace dans les eaux canadiennes de la région des Laurentides. Afin de réaliser cette mission, l’Administration doit maintenir des droits de pilotage à un niveau équitable et raisonnable qui lui permettent d’être autonome sur le plan financier. L’Administration exerce également des pouvoirs d’autorité publique en matière réglementaire et elle émet, suspend ou révoque les brevets et certificats de pilotage.

Dans l’exécution de son mandat, l’Administration poursuit trois objectifs principaux :

  • Maintenir et améliorer son autosuffisance financière;
  • Travailler avec ses partenaires et fournisseurs de services afin de maximiser l’efficacité, la qualité et la sécurité des services de pilotage, en étant attentif aux besoins des utilisateurs;
  • Être à l’écoute et se conformer aux politiques et initiatives du Gouvernement du Canada, notamment en matières technologiques et économiques.

Rôles et responsabilités des membres

De façon générale, les membres du conseil de l’Administration doivent agir avec intégrité et bonne foi, au mieux des intérêts de l’Administration. Ils doivent exercer leurs fonctions avec le soin, la diligence et la compétence d’une personne prudente et avisée.

Les responsabilités plus spécifiques des membres du conseil relèvent des aspects suivants de la gérance de l’Administration :

1.0 Approbation de l'orientation stratégique

La principale responsabilité du conseil est d'approuver l'orientation de l’Administration. La direction formule l'orientation stratégique et le plan d'entreprise de la Société, mais c'est au conseil qu'incombe la responsabilité de les évaluer et de les remettre en question et de les approuver.

En assumant ces responsabilités, le conseil doit:

  • Formuler les objectifs d’intérêt public de la Société;
  • évaluer les compromis qu'il faut faire pour tenir compte des conflits qui existent parfois entre l’intérêt public et les objectifs commerciaux de la Société;
  • représenter les membres et parler en leur nom collectif au ministre, par l'entremise du président, dans le cadre des consultations au sujet de l'énoncé des priorités et des responsabilités et fournir des observations sur les enjeux concernant le mandat de la Société.

2.0 Identification des principaux risques

Assurer la bonne garde des ressources de l’Administration, notamment ses ressources financières, constitue la tâche qui requière le plus l’attention des membres de son conseil. Toutes les décisions cruciales qui concernent les actifs de la Société et leur financement doivent être examinées et approuvées par le conseil qui doit veiller à ce qu'il y ait en place des mécanismes pour suivre et gérer efficacement les risques qui pourraient empêcher la Société de s'acquitter de son mandat.

En assumant ces responsabilités, le conseil doit:

  • Promouvoir une culture d’entreprise commerciale, avec des objectifs d’intérêt public;
  • surveiller la mesure dans laquelle les employés se conforment à cette culture afin que les normes en matière d'éthique et les valeurs de l’Administration soient rigoureusement observées et qu’elle puisse divulguer la manière dont elles le sont.

3.0 Planification de la relève

Le conseil doit s'assurer que des gestionnaires compétents seront là pour lui permettre de s'acquitter de son mandat permanent à long terme. Le plan de la relève doit tenir compte du plan du premier dirigeant en ce qui a trait à la nomination, à la formation, à l'évaluation et à la motivation des gestionnaires.

En assumant ces responsabilités, le conseil doit:

  • Avec le concours du premier dirigeant, veiller à répartir les responsabilités entre le conseil d'administration et la direction;
  • avec le concours du président et du premier dirigeant, élaborer la description de tâches du premier dirigeant;
  • avec le concours du premier dirigeant, dresser un ensemble d'objectifs pour l’Administration qu'il incombe au premier dirigeant d'atteindre;
  • identifier les habiletés et les caractéristiques qu'il juge essentielles pour le poste de premier dirigeant en ce qui a trait au rendement de l’Administration et aux principaux enjeux, risques et défis qu’elle doit relever;
  • tous les ans, évaluer le rendement du premier dirigeant à la lumière des tâches établies et des objectifs convenus avec le premier dirigeant en début d'exercice.

4.0 Importance de l'information

Le conseil doit recevoir l'information jugée nécessaire pour exécuter son travail. Cette information qui lui est régulièrement transmise doit l'aider à participer à la formulation de l'orientation stratégique et à faire le suivi quant à l'atteinte des objectifs.

Entre autres responsabilités, le conseil doit collaborer à la mise en place d'un système d'information qui répond à ses besoins. Avec les gestionnaires, il doit discuter et définir les paramètres, la quantité, le calendrier de production, la fréquence et l'utilité de l'information qu'il reçoit. Le conseil doit s'assurer de l'intégrité des systèmes d'information et des pratiques de gestion connexes, en veillant à ce que l'information transmise au gouvernement, par l'intermédiaire du ministre des Transports, reflète fidèlement l'état de fonctionnement de l’Administration et ses futurs plans.

En assumant ces responsabilités, le conseil doit:

  • Veiller à ce que les rapports (par ex., le plan d'entreprise et le rapport annuel) de l’Administration communiquent fidèlement les enjeux auxquels elle fait face;
  • veiller à ce que l'information transmise au gouvernement fédéral soit suffisante pour permettre d'évaluer dans quelle mesure l’Administration a réussi à atteindre ses objectifs;
  • fournir des données sur l'atteinte des objectifs de politique gouvernementale.

5.0 Perfectionnement des membres du conseil et indépendance

Il est important que le conseil évalue la contribution de chacun de ses membres s'il veut être en mesure d'améliorer son efficacité et de s'acquitter de sa responsabilité d'assurer la relève. Ces évaluations l'aident aussi à cerner les possibilités d'améliorer ses pratiques ou les habiletés et les capacités qui devraient être ajoutées à sa propre composition et à celle de ses comités. C'est pourquoi le conseil doit veiller à ce que les administrateurs aient l'occasion de poursuivre leur formation et leur apprentissage et d'ainsi accroître leur efficacité et leur contribution à l’Administration.

En assumant ces responsabilités, le conseil doit:

  • Mettre au point un processus pour évaluer sa propre efficacité, celle de ses comités et de chacun des administrateurs;
  • être attentif aux besoins de formation et d'apprentissage continu des administrateurs et veiller à ce qu'ils obtiennent la formation requise;
  • assumer la responsabilité relative à l'approche globale adoptée par la Société en ce qui a trait aux questions de gouvernance;
  • évaluer le mécanisme pour assurer sa relève, son propre rendement, le programme de formation des administrateurs, la rémunération des administrateurs et l'administration du régime de gouvernance de la Société.

Attributs, compétences et expérience de base

Est recherché chez les membres du conseil, un ensemble équilibré de compétences, de connaissances et d’expérience afin d’assurer la surveillance et l’orientation de ses activités, incluant les attributs et compétences de base suivantes :

  • Un jugement éclairé : être en mesure de donner des conseils judicieux et réfléchis selon une vaste perspective nationale et régionale, d’analyser, de poser des questions pertinentes au niveau stratégique, de tenir compte du point de vue des diverses parties intéressées et de comprendre des situations ou des problèmes en examinant des questions sous-jacentes;
  • Intégrité et obligation de rendre compte : connaître et appliquer les règles d’éthique en vigueur, faire preuve de probité et d’intégrité, être prêt à donner suite aux décisions du conseil et demeurer responsable de celles-ci, s’acquitter des obligations de rendre compte fixées par les lois, les règlements administratifs et les règlements du conseil, se voir au service des intérêts de l’Administration et du public en général;
  • Incidence et influence : connaître l’incidence des enjeux, des politiques et des décisions de l’Administration sur le milieu maritime et sur l’opinion publique, être sensible aux nécessités et aux visées divergentes des différentes parties intéressées et prendre des mesures pour convaincre ou influencer les autres dans le but d’influencer ou de produire un effet donné.

Dans le but d’augmenter l’efficacité du conseil, quelques connaissances et expériences particulières chez certains membres du conseil sont souhaitables :

  • Des expériences précédentes comme administrateur d’un conseil de société privée ou sans but lucratif;
  • une connaissance et une expérience du domaine des affaires et des meilleures pratiques d’affaires;
  • une connaissance du domaine des finances : s’il est avantageux que tous les administrateurs soient en mesure de lire des états financiers, au moins un administrateur doit posséder une connaissance ou une expérience du domaine financier afin que cette compétence soit assurée au comité de vérification et des finances;
  • une connaissance et une expérience des ressources humaines;
  • une connaissance et une expérience des affaires publiques;
  • une connaissance et une expérience du milieu maritime;
  • une connaissance et une expérience du pilotage maritime.

Représentation

L’usage veut que le conseil de l’Administration soit composé de personnes provenant, à parts égales, de la société canadienne en général, de la communauté maritime canadienne et internationale, et du milieu du pilotage. À ces six membres s’ajoute un président qui dispose préférablement de connaissances ou d’expériences dans le domaine maritime.

Conditions de travail

Le conseil se réunit au moins sept fois par année au siège social de l’Administration situé à Montréal. S’ajoutent les réunions des divers comités créés par le conseil. Compte tenu du temps de préparation et de déplacement requis pour chacune de ces rencontres, les membres peuvent consacrer approximativement vingt-cinq (25) jours par année à leurs fonctions auprès de l’Administration.

Les membres reçoivent la rémunération fixée selon les paramètres établis par le Bureau du Conseil privé. L’Administration assume également les frais de déplacement des membres.