Profil d'organisme - Société canadienne des postes

Mandat de la Société

Postes Canada est une société d’État autonome financièrement, qui relève du gouvernement du Canada : elle est vitale pour l’économie canadienne, car elle emploie 72 000 Canadiens dans Le Groupe Postes Canada et elle relie des millions de particuliers, de communautés et d’entreprises les uns aux autres et au monde. Postes Canada et ses sociétés affiliées consacrent plus de 2,8 milliards de dollars par année à l’achat de biens et de services, créant ainsi 30 000 autres emplois. Chaque jour ouvrable, elle livre quelque 45 millions d’objets de correspondance à environ 15 millions d’adresses résidentielles et d’affaires; ce réseau de livraison se développe au rythme d’environ 200 000 adresses par année. On compte plus de 23 000 itinéraires de livraison au Canada. Postes Canada possède également plus de 6 600 bureaux de poste, ce qui en fait le réseau de vente au détail le plus vaste au pays.

Rôles et responsabilités

Le rôle du Conseil d’administration est explicitement soutenu par le cadre législatif qui régit le fonctionnement de Postes Canada (la Loi sur la Société canadienne des postes et la Loi sur la gestion des finances publiques), le Règlement intérieur de la Société ainsi que l’Énoncé des valeurs et de la charte du Conseil d’administration.

Celui-ci est chargé d’orienter, dans l’ensemble, la stratégie, les plans sectoriels et les affaires connexes de la Société. Il s’occupe de la surveiller au nom de l’actionnaire. Dans son rôle de surveillant, il oblige la direction à rendre compte du rendement de l’entreprise et de la réalisation des autres objectifs de la Société. Pour s’acquitter de ces responsabilités, il doit faire preuve de jugement dans les domaines suivants:

  • l’orientation stratégique de Postes Canada et ses plans d’entreprise;
  • les contrats importants;
  • la protection des ressources de Postes Canada;
  • l’établissement et la mise en œuvre de procédures pour le recrutement des cadres supérieurs et des membres du Conseil d’administration;
  • le suivi du rendement;
  • la présentation de rapports ponctuels à l’actionnaire.

En tant que surveillant d’une entreprise autonome sur le plan financier et entité commerciale d’une valeur de 7 milliards de dollars, il doit apporter une importante appréciation commerciale et de riches expériences et connaissances dans d’autres domaines, pour administrer la Société. Afin d’assurer une surveillance rigoureuse d’une entreprise de l’ampleur, de la complexité et de l’importance de Postes Canada, il doit consacrer environ 35 jours par année à ses délibérations.

Défis, enjeux et initiatives

Définition du risque

En raison du rythme auquel la mondialisation se poursuit et des progrès technologiques, les risques que les sociétés doivent prendre en considération se multiplient. Postes Canada doit faire face plus que jamais à la concurrence, et en raison de marges sur coûts variables minces, il est encore plus important qu’elle comprenne et atténue les risques afin de maintenir sa rentabilité et de l’augmenter, notamment dans la perspective du programme d’investissement d’envergure qu’elle a engagé en 2007. Par risque, elle entend les événements ou les conditions qui pourraient se répercuter sur sa capacité à atteindre ses principaux objectifs stratégiques, financiers et organisationnels.

Besoin de financement

Compte tenu des investissements énormes qu’elle doit engager pour renouveler son infrastructure de base dans le cadre de la transformation postale et des exigences éventuelles en matière de financement de la caisse de retraite, la nécessité d’augmenter les sources de financement demeure un risque important. Actuellement, elle peut contracter des prêts sur le marché jusqu’à concurrence de 300 millions de dollars, à condition d’obtenir l’approbation du ministre des Finances. Cette limite d’emprunt ne répond pas à ses besoins. Il est primordial qu’elle ait accès à des capitaux de l’extérieur pour engager les investissements qui permettront de maintenir le service en renouvelant son infrastructure matérielle, son équipement et sa technologie.

Effet de l'économie

Elle développera la poste moderne, transformation importante qui aura lieu à une époque où les prévisions relatives au rendement économique sont de plus en plus pessimistes. Toutes les entreprises canadiennes, y compris Postes Canada, ses filiales et ses clients, seront affectées par les changements au chapitre des conditions et des attentes du marché. En plus des effets éventuellement néfastes sur la croissance des revenus, les marchés financiers ont une incidence majeure sur l’évaluation et les dépenses liées au Régime de retraite agréé de la Société canadienne des postes. Mentionnons notamment les risques associés à la fluctuation des taux d’intérêt touchant la valeur de l’actif du régime de retraite et les obligations qui se répercutent par le fait même sur le niveau prévu de financement. De plus, Postes Canada évalue les options dont elle dispose pour développer la poste moderne. Le montant total des dépenses en capital supplémentaires dépendra des sommes qu’elle peut se permettre d’engager.

Compétition

La Société continue de faire face à une concurrence féroce dans les secteurs de marché où elle évolue également. Ces tendances continueront d’exercer des pressions sur les parts de marché, les volumes de courrier et la tarification. En raison de la mondialisation, nos produits concurrentiels, particulièrement les colis ainsi que les services de livraison exprès et de messageries, sont l’objet d’une forte concurrence qui va en s’intensifiant de la part d’entreprises multinationales prospères. L’essor d’Internet comme canal de marketing représente un nouveau défi lié à la concurrence pour le publipostage. La vitesse à laquelle les progrès technologiques se succèdent et les exigences des clients qui en résultent représentent un autre risque si nous ne parvenons pas à satisfaire les exigences du marché en temps opportun.

Déclin des volumes

Après avoir prévu l’érosion pendant de nombreuses années, Postes Canada a vu les volumes d’envois Poste-lettres diminuer considérablement en 2008. La concurrence accrue que lui livrent les entreprises de repostage de courrier de départ du régime international, l’adoption de la présentation électronique de factures ainsi que le regroupement de factures impliquent que cette érosion va probablement se poursuivre. Bien qu’en ce moment, on ne s’attende pas à ce que les volumes d’envois Poste-lettres diminuent considérablement dans un avenir rapproché, la récession pourrait accélérer ce phénomène. De même, d’après l’expérience de différentes administrations postales dans le monde, les volumes continueront à baisser chaque année. Entre-temps, nos coûts continueront d’augmenter; par ailleurs, le nombre d’adresses s’accroît d’un bout à l’autre du Canada, et le volume des envois Poste-lettres que reçoit chaque adresse est en baisse.

Considérations en intérêt public

À titre de société d’État, Postes Canada doit planifier et exécuter sa stratégie administrative en tenant compte de considérations d’intérêt public. Son cadre juridique stipule qu’elle doit assurer un service universel tout en étant autonome financièrement. Il arrive souvent que des objectifs d’intérêt public soient fixés et qu’ils l’emportent sur les considérations commerciales.

Santé et sécurité

Les préoccupations liées à la santé et à la sécurité constituent d’autres risques importants pour elle. Il s’agit des accidents ou des blessures dus à des conditions de travail dangereuses, à des problèmes de nature ergonomique ou à des erreurs humaines. Postes Canada continue de se préoccuper beaucoup de réduire le nombre d’accidents pour tous les employés.

Attributs de base, compétences et expérience

Dans cette section, nous décrivons les compétences et les comportements que doivent adopter tous les administrateurs.

Connaissances dans le domaine financier

La capacité à lire et à évaluer les états financiers.

Jugement sûr

La capacité à donner des conseils réfléchis et sages, à procéder à des analyses, à poser des questions utiles au niveau stratégique, de tenir compte des différents points de vue des groupes d’intérêt, de comprendre les situations et les enjeux en abordant les problèmes sous-jacents.

Intégrité et obligation de rendre des comptes

Démontrer qu’ils respectent des normes éthiques strictes et faire preuve d’intégrité, être disposés à donner suite aux décisions du Conseil d’administration et demeurer responsables de ses décisions, s’acquitter des responsabilités décrites dans la loi, les règlements intérieurs et les règles du Conseil d’administration, se percevoir comme des gens qui desservent les intérêts des Canadiens et soutenir l’engagement de la Société à l’égard de sa responsabilité sociale, notamment les intérêts de ses principaux groupes d’intérêt.

Incidence et influence

La sensibilisation à l’incidence des problèmes organisationnels, des politiques et des décisions sur l’intérêt et les préoccupations publics. Capacité à être sensibles aux besoins et aux programmes variés de plusieurs groupes d’intérêt et d’agir pour convaincre d’autres afin d’avoir une incidence ou un effet donné.

Expérience au sein de conseils

Expérience au sein d’un conseil d’administration autre, de préférence dans un organisme avec but lucratif, et au moins dans un organisme sans but lucratif.

Compétences, connaissances et expérience particulières

Dans cette section, on décrit les compétences et les connaissances nécessaires pour le Conseil d’administration dans l’ensemble, mais pas nécessairement pour chaque administrateur.

Régie d'entreprise

Connaissance des principes d’une saine régie d’entreprise, notamment des progrès actuels et les nouvelles pratiques dans la perspective des obligations des administrateurs à l’égard de la Société, comme le droit de divulguer de l’information, les responsabilités relatives aux conflits d’intérêt et autres responsabilités de nature juridique et éthique.

Expertise financière

Titre professionnel de CA ou de CGA, avec de l’expérience dans le domaine de la vérification de grandes sociétés complexes.

Connaissance des ressources humaines

Avoir une vaste expérience de cadre supérieur dans le domaine de la gestion des ressources humaines d’une grande société. Établir les stratégies liées aux ressources humaines afin d’atteindre les objectifs de la Société, embaucher, former et retenir les ressources humaines qu’il faut, établir des principes et des politiques pour la rémunération.

Connaissance de la technologie de l'information

Posséder une vaste expérience de cadre supérieur dans la gestion de la technologie de l’information au sein d’une grande société. Établir les stratégies liées à la technologie de l’information afin d’atteindre les objectifs de la Société, conception et gestion d’applications et de logiciels.

Connaissance de la politique sociale et d'intérêt public, du gouvernement et des relations avec les groupes d'intérêt

Avoir une vaste expérience des procédures permettant de formuler et de mettre en œuvre des objectifs d’intérêt public et à caractère social ainsi que de la structure organisationnelle du gouvernement (qu’il soit fédéral ou provincial), ses règles, ses lignes directrices et ses pratiques. Capacité de comprendre les intérêts de différents groupes d’intérêt, notamment les clients et les clients éventuels, et d’en tenir compte dans la procédure de prise de décisions.

PDG d'une grande entreprise

PDG, posséder de l’expérience dans le domaine de la gestion d’une grande société commerciale, que ce soit une société d’État ou une société fermée au Canada, gestion d’un réseau, et être versé dans le domaine des pratiques exemplaires de régie.

Gestion et évaluation du rendement

Expérience dans le suivi du rendement par rapport aux plans d’entreprise et stratégiques, notamment l’évaluation des résultats d’exploitation pour établir si l’entreprise est bien gérée, capacité à évaluer dans quelle mesure le Conseil d’administration s’acquitte de ses responsabilités, y compris le suivi de l’efficacité des différents administrateurs, et expérience dans la conception d’indicateurs servant à évaluer le rendement des cadres supérieurs et celui du PDG.

Évaluation et gestion des risques

Capacité à reconnaître les principaux risques des activités commerciales de Postes Canada et à voir à ce que des systèmes appropriés soient en place pour gérer ces risques.

Poste supérieur dans le domaine des investissements en général

Vaste expérience de cadre supérieur dans le secteur des placements à titre de professionnel, d’analyste financier ou d’analyste financier agréé (CFA) s’occupant d’établir la stratégie, les politiques, les grands principes pour les activités de placement ainsi que d’approuver les transactions.

Planification stratégique

Capacités nécessaires pour faire à la direction des commentaires sur les tendances et les problèmes qui apparaissent, examiner et formuler des commentaires sur le Plan d’entreprise et les stratégies sectorielles, et examiner et approuver les objectifs, les plans et les interventions d’ordre financier de Postes Canada, notamment les affectations pour dépenses en capital et les dépenses d’immobilisations, le marketing et les ventes.

Autres compétences

Expérience et compétences dans d’autres domaines qui n’ont pas été mentionnés ci-dessus et dont le Conseil d’administration ou son Comité de nomination pourraient avoir besoin de temps à autre.

Représentation

En plus de la représentation du point de vue du secteur commercial et de l’expérience (décrit dans les sections précédentes), les membres du Conseil d’administration de Postes Canada doivent représenter les régions géographiques du Canada et maintenir la représentativité culturelle et selon le sexe; il faut prendre des mesures pour que le Conseil d’administration soit représentatif de la diversité de la population canadienne.

Conditions de travail

Compte tenu des dimensions de la Société du point de vue du nombre d’employés, de la valeur de l’investissement et de la valeur monétaire des transactions commerciales, il faut prévoir que les membres du Conseil d’administration consacreront au moins 35 jours par année aux activités commerciales de l’entreprise. Ce nombre comprend les réunions du Conseil d’administration, celles des comités, les déplacements et la participation à la séance stratégique annuelle d’une durée de plusieurs jours. Bien qu’il importe d’apporter un nouveau point de vue au Conseil d’administration, compte tenu de la complexité de l’entreprise, il importe également d’assurer la continuité au Conseil d’administration. Le mandat des membres du Conseil d’administration doit être établi de façon à ce qu’il y ait continuité sur le plan de l’expérience et que les membres se souviennent de l’histoire de la Société.