Profil d'organisme - VIA Rail Canada Inc.

Mandat de la Société

VIA Rail Canada, créée en 1977, exploite les services nationaux de transport ferroviaire voyageurs pour le compte du gouvernement du Canada. À titre de société d'État indépendante, VIA fournit aux Canadiens des services de transport public sûrs, efficaces et respectueux de l'environnement.

Rôles et responsabilités

Le conseil d’administration agit collectivement et exerce ses pouvoirs et responsabilités en groupe. Seul, un administrateur n’a aucun pouvoir d’action.

En général, un administrateur de VIA Rail Canada (VIA Rail) a plusieurs obligations fondamentales (responsabilités fiduciaires) à remplir.

A. Honnêteté et bonne foi

Selon le droit commun, un administrateur est tenu d'agir avec honnêteté et de bonne foi en visant le meilleur intérêt de VIA Rail. Les éléments clés de cette norme comportementale sont les suivants :

1. Un administrateur doit agir en veillant au meilleur intérêt de VIA Rail et non pas au sien.
2. Un administrateur ne peut profiter personnellement des occasions qui se présentent à lui pendant l’exercice de ses fonctions d’administrateur.
3. Un administrateur doit divulguer au conseil tout intérêt personnel qui pourrait s’opposer aux intérêts de VIA Rail.
4. Un administrateur doit respecter les exigences du Code d’éthique à l’intention des membres du conseil d’administration de VIA Rail.

B. Gestion intelligente

Un administrateur doit agir avec le degré de soin, de diligence et de compétence dont ferait preuve, en pareilles circonstances, une personne raisonnablement prudente. Cela signifie que :

1. Le comportement normal attendu d’un administrateur dépendra des caractéristiques ou des qualités particulières qu’il apporte à VIA Rail relativement à l’enjeu précis dont il est question.
2. L’administrateur doit être proactif dans l’exercice de ses fonctions en :
• assistant aux réunions du conseil et des Comités; un administrateur qui n’a pas participé à une réunion doit faire preuve de diligence en examinant les rapports, en discutant avec les autres administrateurs et, par ailleurs, en connaissant suffisamment bien les activités de la Société de façon à ce que son absence ne nuise pas à son rendement;
• participant de façon pertinente;
• étant vigilant pour s’assurer que VIA Rail est gérée de manière appropriée.

En tant que membre du conseil, chaque administrateur doit :

1. démontrer des compétences et une expérience qui complètent celles des administrateurs en fonction et qui sont utiles pour les activités actuelles et l'orientation stratégique de VIA Rail;



2. faire appel à des ressources et relations externes pour fournir un apport et une valeur ajoutée à VIA Rail;



3. appliquer efficacement ses connaissances, son expérience et son expertise aux enjeux auxquels VIA Rail fait face;



4. agir en tant que ressource utile pour le conseil et la direction, le cas échéant;



5. agir à titre d'ambassadeur et de représentant efficace de VIA Rail.

Défis, enjeux et initiatives

Depuis 1990, VIA vise la réduction des frais généraux et administratifs, ainsi que des coûts d'exploitation, tout en améliorant la qualité du service pour attirer plus de clients et accroître les produits. Cette stratégie a eu pour résultat d’améliorer le niveau et la qualité du service ferroviaire voyageurs partout au pays, alors que les coûts d'exploitation ont diminué pour le public.

Au cours des dernières années, le rendement de VIA a été mis à rude épreuve par la fluctuation des conditions du marché, notamment par une baisse du tourisme étranger provenant des États-Unis et d’outre-mer. En outre, le matériel roulant vieillissant et l’engorgement accru de la circulation ferroviaire ont nui à la fiabilité et au rendement général des trains voyageurs.

Pour relever ces défis, VIA axe sa stratégie globale sur les besoins et les attentes des clients, et vise à améliorer les caractéristiques les plus recherchées par les clients en matière d’expérience de voyage en train.

Attributs, compétences et expérience de base

À titre de membre du conseil, chaque administrateur doit posséder les attributs, les compétences et l'expérience de base suivants :

a) Autonomie et pensée indépendante

Être indépendant en fait et d’esprit (c.-à-d., ne pas avoir de relations de fait susceptibles d’influer sur l’habileté d’un administrateur à réfléchir et à agir de façon autonome). Capacité d’assurer qu’objectivité et indépendance sont mises à contribution au sein du conseil et dans les relations avec les parties prenantes.

b) Emprise et influence

Comprendre la diversité des parties prenantes, leurs besoins et leurs attentes; être capable d'avoir de l'emprise et de l'influence sur les autres; comprendre la complexité de l'environnement organisationnel et politique de VIA et travailler de façon efficace dans ce milieu.

c) Intégrité

Respecter les normes d’éthique les plus élevées tant sur le plan professionnel que personnel; vouloir agir de sorte à assumer les responsabilités définies dans les règlements et les principes directeurs du conseil.

d) Travail d'équipe

Être capable de travailler efficacement au sein d’une équipe, de reconnaître la valeur et le besoin d’une approche collective; faire preuve de collaboration dans son travail avec les autres.

e) Appréciation commerciale et jugement professionnel

Apporter des connaissances et des domaines de compétence spécifiques au sein du conseil et de la Société; faire appel à ses connaissances professionnelles, ses compétences analytiques, ses acquis et son expérience pour déterminer les enjeux et les occasions, et pour appuyer les décisions du conseil.

Ci-dessous figure la liste des compétences essentielles ou importantes que doit posséder le conseil dans son ensemble. Le Comité de la gouvernance d’entreprise du conseil a pour mandat d’évaluer régulièrement le conseil; ces évaluations portent sur le rendement de ces compétences au sein du conseil dans son ensemble. Les lacunes liées au rendement et les nouvelles compétences déterminées par le Comité de la gouvernance d’entreprise, puis approuvées par le conseil, définissent les exigences en matière de recrutement des administrateurs du conseil qui doivent être traitées par le Comité des candidatures.

Le conseil, en tant qu'équipe, doit posséder les compétences et l'expérience suivantes :

• Connaissance et compréhension de l’industrie des transports, notamment du train et des autres modes de transport, du tourisme/tourisme d’accueil, et des autres secteurs connexes.
• Connaissance des politiques publiques et de l’environnement politique du Canada, de la façon de promouvoir des relations efficaces avec le gouvernement.
• Expérience dans le domaine juridique, compréhension approfondie du cadre juridique, des aspects légaux des enjeux, des relations de travail.
• Perspective financière, expérience directe dans le domaine financier, notamment dans les secteurs de la comptabilité, de la vérification, des conseils en matière de placements, de la gestion des risques, des services bancaires.
• Ressources humaines, pratiques de gestion du rendement, planification de la relève, santé et sécurité.
• Marketing, orientation très axée sur la clientèle et les services, connaissance des tendances de l’industrie dans les marchés en émergence.

Compétences, connaissances et expérience spécifiques

Le conseil d’administration doit se composer de personnes qui possèdent des compétences, des connaissances et une expérience bien variées et équilibrées, qui contribueront à la réalisation de la vision et des objectifs stratégiques de VIA Rail.

• Relations publiques et communications, connaissance des enjeux en matière de relations publiques et de communication au sein d’une société d’État ou dans un contexte semblable.
• Connaissances en génie, ou habileté semblable, pour mettre à contribution des connaissances techniques liées directement aux activités de VIA Rail.
• Immobilier, gestion des propriétés immobilières.
• Représentation de la population canadienne et des régions géographiques du Canada.
• Expérience et compréhension relatives aux politiques, aux directives et aux principes de gouvernance de la Société.
• Compréhension du rôle du conseil, qui vise à faire le suivi du rendement au nom de l’actionnaire, soit le gouvernement fédéral, et non pas à prendre part à la gestion des activités d’exploitation de la Société.
• Expérience dans le domaine des services publics ou connaissances comparables – engagement à l’égard des buts des services publics.
• Expérience et compréhension relativement aux responsabilités fondamentales que doivent assumer le conseil et la Société envers le gouvernement canadien, les contribuables et les autres parties prenantes; capacité d’agir à titre d’ambassadeur et d’intervenant pour VIA Rail.

Représentation

Les membres du conseil doivent offrir diverses perspectives et capacités pour que le conseil soit en mesure d’assumer ses rôles et ses responsabilités en tant qu’équipe. Dans la mesure du possible et toutes choses étant égales par ailleurs, le processus de sélection tiendra également compte de la représentation régionale, du sexe et des autres facteurs liés à la diversité.

Conditions de travail

a) Réunions

VIA Rail prévoit quatre réunions régulières du conseil chaque année, soit une réunion par trimestre, en mars, en juin, en octobre et en décembre. D’autres réunions ont lieu, au besoin et de façon ponctuelle, entre les réunions prévues.

Les réunions ont habituellement lieu au siège social, situé au centre ville de Montréal, au Québec.

b) Présence

À titre de membre du conseil, chaque administrateur doit :

• assister aux réunions, y être bien préparé, avoir fait les lectures de base nécessaires et avoir compris leur contenu, avoir consulté les autres administrateurs et/ou la direction, au besoin, pour obtenir des précisions;
• s’organiser de façon à pouvoir assister aux réunions du conseil ou des Comités du début à la fin et non pas en partie;
• conserver une excellente fiche de présence aux réunions du conseil et des Comités.

c) Travaux pour les Comités et autres fonctions

Le conseil d’administration a délégué certaines responsabilités à cinq Comités :

• Comité de la planification et des finances
• Comité des placements
• Comité des ressources humaines et de la gouvernance d’entreprise
• Comité de la vérification et des risques
• Comité de l’immobilier et de l’environnement

Le président du conseil nomme un administrateur président pour chacun de ces Comités, selon son expérience et ses connaissances individuelles. Les réunions des Comités ont lieu au moment et à l’endroit jugés opportuns.

d) Engagement quant au temps consacré aux fonctions chaque année

Les réunions du conseil, notamment le temps de préparation, peuvent amener un membre du conseil à y investir 100 heures par année.

Le temps moyen consacré aux réunions des Comités par chaque membre du conseil, et non pas par le président, peut varier de façon assez considérable, en fonction du Comité. Certains Comités nécessitent un engagement moindre, et un membre du conseil peut alors s’attendre à consacrer environ 50 heures par année à la préparation et à la participation aux réunions. D’autres Comités peuvent demander annuellement jusqu’à 250 heures de travail de la part d’un membre du conseil.

e) Code d’éthique

VIA Rail demande à tous les administrateurs de lire et de signer le Code d’éthique de VIA Rail chaque année, pour qu’ils montrent leur détermination et leur engagement. La volonté et la capacité de signer le Code est une exigence pour tous les administrateurs.

f) Rémunération et dépenses

Le conseil de VIA Rail Canada reçoit un guide des frais prévus approuvé par le gouverneur en conseil, ainsi que la liste des dépenses approuvées par le conseil.